Basal dokumentmodul er BasalSystemets rygrad og derfor en del af basispakken.
Håndbogen
Med Basal dokumentmodulet kan du udarbejde en komplet kvalitets- og miljøhåndbog.
Alle virksomhedens procedurer og instruktioner kan beskrives og let anvendes af alle brugere via systemets enkle menubetjening. Du bestemmer selv, hvordan menuen sammensættes, og hvor detaljeret du vil beskrive procedurer og instruktioner.
Der er fuld versionskontrol med alle dokumenter, og alle ændringer i dokumenterne er sporbare. Dokumenter farvemærkes efter status (kladde – godkendt – udgået). Det er muligt at begrænse adgangen til enkelte dokumenter, hvorved BasalSystemet også kan bruges til ’fortrolige’ instruktioner.
Dokumenterne skrives i en almindelig teksteditor, så der kan indsættes tabeller, billeder mv. som man kender det fra ethvert tekstbehandlingsprogram.
Fra et dokument kan der linkes til øvrige dokumenter eller andre interne referencer i hele BasalSystemet. Dermed er al nødvendig information altid lige ved hånden.
Alle brugere kan kvittere for læsning af et dokument samt skrive kommentarer til hver enkelt dokument. Kommentarerne kan derefter indgå ved efterfølgende revisioner af dokumentet.
Med krydsreferencelisten er det nemt at se, om alle punkter i standarden er blevet beskrevet. På samme måde er det let for auditor at følge standarden og via krydsreferencelisten finde de aktuelle dokumenter.
Ekstra funktioner
Dokumentmodulet indeholder desuden en forslagskasse, hvor hver enkelt bruger har mulighed for at komme med forslag til eksempelvis rettelser og forbedringer. Dermed bliver ingen forslag glemt, og ledelsen kan gennemgå medarbejdernes ideer og beslutte, om et forslag skal afprøves.
Herudover indeholder dokumentmodulet også en informationsfunktion til bruger- og systemgenererede beskeder, en slags elektronisk opslagstavle. Her kan ledelsen eksempelvis sende beskeder ud til medarbejderne.
Modulet indeholder også en planlægningsfunktion til planlægning af aktiviteter i virksomheden. Aktiviteter kan eksempelvis være kalibrering, eftersyn, eller en handlingsbeslutning truffet på et møde. BasalSystemet krydshenviser mellem aktiviteten og dens oprindelse, så aktivitetens ophav kan spores. En gentagen aktivitet kan desuden oprettes med et gentagelsesinterval, så der automatisk kommer en påmindelse. Hermed er man optimalt stillet for at opgaver ikke glemmes og udføres til tiden.
Endelig er der en søgefunktion, så du let kan finde, hvad du har brug for i BasalSystemet.